Ik werk met vaste contracturen
Waarom moet ik dan toch een urenregistratie in sturen.
U heeft met uw ouders een vasten uren afspraak en laat deze uren elke maand standaard factureren door uw gastouderbureau.
Dit is erg handig, maar uw gastouderbureau heeft een akkoord van uw vraagouder in het dossier nodig om de gefactureerde uren te verantwoorden. Zonder dit akkoord zal het systeem de uren die zijn gefactureerd aan het eind van het jaar op nacalculatie gaan verrekenen. Dit betekent dat u en uw vraagouder een correctie factuur ontvangt voor de uren waarvoor geen akkoord is ontvangen.
Dit werkt twee kanten op:
Stel: u heeft meer uren opgepast dan dat er op contract zijn gefactureerd. U vult deze uren samen met de standaard opvanguren in op de urenregistratie en uw vraagouder geeft akkoord op de uren, plus de extra uren. Dan zal het systeem de standaard uren factureren, hiervoor heeft u namelijk een overeenkomst afgesloten en de extra uren worden opgeslagen om tijdens de nacalculatie te verrekenen. Zodra de nacalculatie plaatsvindt wordt er een factuur gemaakt met de extra uren die uw vraagouder akkoord heeft gegeven. Tijdens de nacalculatie wordt er gekeken hoeveel uren er via het vaste contract al zijn gefactureerd en hoeveel uren er via de urenregistratie akkoord zijn gegeven. Het verschil in de al gefactureerde uren en de geregistreerde uren zal door middel van een factuur worden verrekend.
Voorbeeld 1:
U heeft een contract wat elke maand 100 uur voor u factureert. U heeft netjes elke maand een urenregistratie ingestuurd voor 100 uur en in de laatste maand december heeft u buiten de 100 uur ook nog 10 extra opvanguren geregistreerd en u vraagouder heeft deze ook akkoord gegeven. Dan is de verwerking als volgt, op contract is er elke maand 100 uur gefactureerd, dat is 1200 uur op jaarbasis, er is echter 1210 uur via de urenregistratie akkoord gegeven. De 10 extra uren van december. Het systeem zal dan 1210 uur in het totaal voor het jaar willen factureren, maar omdat er op contract al 1200 uur is gefactureerd zal het een eind factuur maken voor de nog niet gefactureerd 10 uur.
Voorbeeld 2:
Is dezelfde situatie, u heeft een contract wat elke maand 100 uur voor u factureert. U heeft netjes elke maand een urenregistratie ingestuurd voor 100 uur en in de laatste maand december heeft u niet de volledige 100 uur opvang geleverd en geregistreerd, maar slechts 80 uur en u vraagouder heeft deze ook akkoord gegeven. Dan is de verwerking als volgt, op contract is er elke maand 100 uur gefactureerd, dat is 1200 uur op jaarbasis, er is echter 1180 uur via de urenregistratie akkoord gegeven. De 20 te weinig geleverde uren van december. Het systeem zal dan 1180 uur in het totaal voor het jaar willen factureren, maar omdat er op contract al 1200 uur is gefactureerd zal het een eind creditfactuur maken voor de te veel factureerde 20 uur van december.
Kunt u bedenken wat het systeem doet als er 1200 is gefactureerd en er geen enkel uur is geregistreerd of akkoord is gegeven. Precies, er zal een correctiefactuur gemaakt worden van -1200 uur.
